Business Opportunities

Μια προκλητική και συγχρόνως συγκεχυμένη κατάσταση για πολλούς επιχειρηματίες, είναι η δυσκολία να πετύχουν τους στόχους τους, παρά τις επίπονες προσπάθειες και τις ατελείωτες ώρες ενασχόλησης, τόσο των ιδίων όσο και όλων των εμπλεκομένων. Μπορεί τελικά τα χρήματα να ανακυκλώνονται και να χάνονται; Μπορεί μια κερδοφόρα επιχείρηση να έχει έλλειψη ρευστότητας; Μπορεί μια καινοτομία να μην βρει το κοινό της? Πόσες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν αυτή την πραγματικότητα και ποιες μπορεί να είναι οι βαθύτερες αιτίες; Υπάρχει λύση; Είναι εφαρμόσιμη; Πόσο κοστίζει και πώς μπορείτε να αλλάξετε τα πράγματα;

Η κάθε περίπτωση είναι διαφορετική και χρειάζεται μελέτη πριν την απάντηση. Η λύση βρίσκεται πιθανότατα στον κακό ή και ανύπαρκτο σχεδιασμό, στην κακή διαχείριση και αναποτελεσματικότητα που κρύβονται μέσα στον ίδιο τον οργανισμό και ενεργούν σαν φρένο στην επιτυχία που έχετε σχεδιάσει.

Όμως, πόσο εύκολη είναι η εφαρμογή ενός άλλου λειτουργικού μοντέλου που θα διορθώνει τις δυσλειτουργίες και θα τις μετατρέπει σε αποτελεσματικότητα? Στην πραγματικότητα, δεν είναι καθόλου δύσκολο, «κολλάει» όμως στην αδυναμία ή φόβο των επιχειρηματιών να αλλάξουν κάτι το οποίο έχουν οι ίδιοι αναπτύξει και ζουν με αυτό .

Αφήνοντας δυναμικό ανεκμετάλλευτο

Αυτό δεν είναι ένα αμελητέο πρόβλημα στην σημερινή άκρως ανταγωνιστική αγορά. Οι επιχειρήσεις που αποτυγχάνουν να βελτιώνουν συνεχώς την αποδοτικότητά τους κινδυνεύουν να βρεθούν πίσω από τους ανταγωνιστές.

Τα καλά νέα είναι ότι με κάποιες απλές βελτιώσεις μπορείτε να μειώσετε τα περιττά, να βελτιώσετε την παραγωγικότητα και να αυξήσετε θεαματικά από τα επακόλουθα οφέλη.

Μια πιο ευέλικτη λειτουργία μπορεί να μειώσει το κόστος, να αυξήσει την παραγωγή, να βοηθήσει στην εξάλειψη των προβλημάτων ποιότητας και να μειώσει τις απαιτήσεις χώρου. Μπορεί επίσης να βελτιώσει το ηθικό των εργαζομένων. Και σχεδόν κάθε επιχείρηση μπορεί να επωφεληθεί - είτε πρόκειται για παραγωγή, είτε για μεταποίηση, είτε για εμπόριο, είτε για υπηρεσίες.

Ξεκινήστε

Πριν από την εκκίνηση μιας διαδικασίας βελτίωσης αποδοτικότητας, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι εσείς το θέλετε. Μετά, μεταφέρετε αυτό το θέλω στους συνεργάτες σας και ετοιμάστε το περιβάλλον.

Πρώτον, εξηγήστε στην την ομάδα σας το πλάνο. Η συμμετοχή τους είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του έργου.

Οι επόπτες και οι υπάλληλοι πρέπει να κατανοήσουν πόσο σημαντικό είναι να συνεισφέρουν στην αλλαγή της επιχείρησής σας. Μιλήστε μαζί τους για τους στόχους σας και αξιολογήστε τα σχόλια και τις ιδέες τους. Αναλάβετε την υποχρέωση να τους παρέχετε την απαραίτητη εκπαίδευση και τα εργαλεία για να πετύχουν.

Συζητήστε τις επιχειρησιακές προκλήσεις – Εκτιμήστε το κόστος

Στη συνέχεια, καθίστε μαζί με τους βασικούς συνεργάτες για να εξετάσετε λειτουργικά προβλήματα στην επιχείρησή σας και πώς επηρεάζουν την παραγωγή, το προσωπικό, τους πελάτες. Ποια προβλήματα αντιμετωπίζουν; Ποιες ευκαιρίες θα μπορούσε να εκμεταλλευτεί η επιχείρησή σας εάν ήταν πιο παραγωγική;

Έχετε την δυνατότητα, την εμπειρία και γνώση για την αποτελεσματικότητα λειτουργίας της επιχείρησης, ή είναι καιρός να συνεργαστείτε με ένα ειδικό;

Επίσης, εξετάστε το κόστος υλοποίησης της πρωτοβουλίας. Παρόλο που τέτοιες πρωτοβουλίες έχουν μικρή περίοδο απόσβεσης, ενδέχεται να χρειαστείτε χρηματοδότηση. Μην ξεχνάτε ότι το κεφάλαιο είναι απαραίτητο εργαλείο στην παραγωγή πλούτου και μόνο έτσι να το βλέπετε. Μην φοβηθείτε το κόστος του χρήματος αλλά να σας απασχολεί η απόδοση του έργου. Μια καλή απόδοση θα σας βοηθήσει για πρόσθετες επενδύσεις, διατηρώντας ή και αυξάνοντας την ανταγωνιστικότητά σας, άρα και τα κέρδη σας.

Αξιολογήστε και συγκρίνετε τις επιδόσεις σας

Πόσο σίγουροι είστε ότι γνωρίζεται επαρκώς την εταιρεία σας;

• Ποια είναι η στρατηγική και ο σχεδιασμός της εταιρείας σας;
• Πότε ήταν η τελευταία φορά που πραγματοποιήσατε μια ρεαλιστική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της;
• Έχετε έτοιμα εναλλακτικά σχέδια σε περίπτωση αποκλίσεων;
• Έχετε σχεδιάσει ένα αναπτυξιακό πλάνο της εταιρείας σας;

 Θα χρειαστείτε ακριβή οικονομικά και επιχειρησιακά δεδομένα για να αξιολογήσετε προσεκτικά το τρέχον επίπεδο της λειτουργικής αποτελεσματικότητας σας. Ο στόχος θα πρέπει να είναι να υπολογίσετε τον τρόπο σύγκρισης της απόδοσής σας με αυτόν των άλλων εταιρειών του κλάδου σας και να προσδιορίσετε τους τομείς προβλημάτων προτεραιότητας.

Εντοπισμός διαδικασιών που δεν προσθέτουν καμία επιπλέον αξία

Ο στόχος σας είναι να απαλλαγείτε από περιττές πάσης φύσεως λειτουργίες/διαδικασίες που δημιουργούν την εντύπωση υπερπροσπάθειας, σε λάθος όμως κατεύθυνση, όπως:

• πλεονάζουσα παραγωγή
• μη χρησιμοποιούμενες μηχανές ή εργαζόμενοι
• περιττές ενέργειες και προσπάθεια εργαζομένων
• υπερβολικό απόθεμα
• κακός σχεδιασμός ή ποιότητα προϊόντος
• ανεπαρκής κατάρτιση των εργαζομένων

Μην κατηγορείτε το προσωπικό σας για προβλήματα και λάθη. Αντιθέτως, εστιάστε στον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να βελτιώσετε τις διαδικασίες, να εξαλείψετε τα εμπόδια και τις αιτίες σφαλμάτων και να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να βελτιώσουν την ποιότητα και το αποτέλεσμα της εργασία τους

Ερευνήστε τα αίτια των προβλημάτων

Για την επίτευξη αυτών των στόχων, στο Business Grove Consulting χρησιμοποιούμε δύο διαφορετικές διαδικασίες αξιολόγησης. Πρώτον, συνεργαζόμαστε μαζί με τον επιχειρηματία και τα βασικά στελέχη για να μάθουμε για την εταιρεία. Ρωτούμε για τον σχεδιασμό και τους μηχανισμούς υλοποίησης, για τα επιχειρησιακά ζητήματα και διερευνούμε τους λόγους για πιθανές δυσλειτουργίες και τρόπο αντιμετώπισής τους. Δεύτερον, περιηγούμαστε στην επιχείρηση και αξιολογούμε ορισμένους κρίσιμους και βασικούς επιχειρησιακούς παράγοντες σε κλίμακα από 0 έως 5. Εξετάζονται θέματα όπως η διάταξη του χώρου εργασίας, η οργάνωση, ο ποιοτικός έλεγχος, ο σχεδιασμός παραγωγής, η διαχείριση αποθεμάτων, η συντήρηση του εξοπλισμού, οι μηχανισμοί αξιολόγησης, ο σχεδιασμός αντιμετώπισης κρίσεων κ.α.

Μετρήστε την αποτελεσματικότητά σας

Πόσο αποτελεσματικά ο οργανισμός σας κατανοεί και ανταποκρίνεται στις ανάγκες των πελατών σας; Μια από τις σημαντικότερες ερωτήσεις για παραγωγούς ή μεταποιητές είναι πόσο αποτελεσματικά μετατρέπετε τις πρώτες ύλες σε τελικά προϊόντα; Η απάντηση μπορεί να βρεθεί χρησιμοποιώντας μια μέτρηση που ονομάζεται «Δείκτης Δημιουργίας Αξίας». Μπορεί να εφαρμοστεί στην παραγωγή ως σύνολο ή σε μεμονωμένα προϊόντα.

Μια βελτίωση σε αυτό τον δείκτη, σημαίνει ότι η μονάδα σας γίνεται πιο παραγωγική και πιο κερδοφόρα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα για να στοχεύσετε καλύτερα τις πρωτοβουλίες αποτελεσματικότητας, να προσαρμόσετε το μείγμα προϊόντων και τις τιμές σας, αν χρειαστεί, και να εντοπίσετε προβλήματα αποδοτικότητας σε μεμονωμένες σειρές προϊόντων.

7 βήματα για την επίλυση λειτουργικών προβλημάτων

Πόσες φορές αντιμετωπίσατε το ίδιο πρόβλημα ξανά και ξανά στην επιχείρησή σας; Τα επαναλαμβανόμενα προβλήματα, εκτός του ότι σας απορροφούν πολύτιμο χρόνο και πόρους, εξελίσσονται σε χρόνια προβλήματα. Μια προσέγγιση επίλυσης προβλημάτων στην επιχείρησή σας μπορεί να σας βοηθήσει να επισημάνετε γρήγορα τις θεμελιώδεις αιτίες των επαναλαμβανόμενων ζητημάτων και να βρείτε λύσεις. Η προσέγγιση επίλυσης προβλημάτων μπορεί να χωριστεί σε επτά βήματα.

1. Προσδιορίστε τα προβλήματα

Τα προβλήματα μπορεί να εμφανιστούν ως προσωρινά εμπόδια, σπατάλη των προσπαθειών ή / και διακοπή της παραγωγής. Το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζετε ότι υπάρχει ένα πρόβλημα και να το δείτε ως μια ευκαιρία βελτίωσης.

2. Περιγράψτε την τρέχουσα κατάσταση

Προκειμένου να κατανοήσετε πλήρως ένα πρόβλημα, πρέπει να πάτε στην πηγή και να βρείτε όλους τους παράγοντες που συμβάλλουν. Αναρωτηθείτε,

- Ποιος; (Ποιος ενδιαφέρεται ή πρέπει να ενημερωθεί;)

- Τι; (Ποιες είναι οι διεργασίες, ποια προϊόντα ή τμήματα;)

- Πότε; (Πότε εμφανίστηκε το πρόβλημα;)

- Πού; (Πού συνέβη το πρόβλημα;)

- Γιατί; (Τι άλλαξε πρόσφατα; Υπάρχουν νέοι συμμετέχοντες;)

- Πώς; (Το πρόβλημα συμβαίνει συνεχώς ή μόνο περιστασιακά;)

3. Λάβετε προσωρινά μέτρα επί τόπου

Μην ψάχνετε για την τέλεια λύση από την αρχή. Δώστε καταρχήν μια άμεση λύση με γνώμονα την εξυπηρέτηση του πελάτη, εφ’ όσον αυτό είναι εφικτό και ανασχεδιάστε την διαδικασία ώστε να αποφύγετε το ίδιο πρόβλημα στο μέλλον.

4. Βρείτε τη βασική αιτία

Η ανάλυση των θεμελιωδών αιτιών ενός προβλήματος είναι σαν να ξεριζώνετε ζιζάνια σε ένα κήπο. Αν δεν αφαιρέσετε όλες τις ρίζες, τα ζιζάνια θα εξακολουθούν να σας βασανίζουν. Έτσι και τα προβλήματα. Χρειάζεται να τα λύνετε στην αρχή για να μην πολλαπλασιάζονται και γίνονται χρόνια. Συνήθως, στην αρχή του προβλήματος η αναζήτηση της αιτίας είναι απλή και το προσδιορίζεις εύκολα με την προσέγγιση "πέντε γιατί" - ρωτώντας "γιατί" τουλάχιστον πέντε φορές για να εντοπίσετε το πρόβλημα στην αρχική του αιτία.

Τα πιο σύνθετα προβλήματα χρειάζονται συστηματική μέθοδο λεπτομερούς αξιολόγησης της (παραγωγικής) διαδικασίας. Αυτή η προσέγγιση σας επιτρέπει να αξιολογήσετε μηχανές,  εργατικό δυναμικό, υλικά, μεθόδους και το φυσικό και ανθρώπινο περιβάλλον. Εξετάζετε όλες τις πιθανές βασικές αιτίες ενός προβλήματος θέτοντας ερωτήσεις σε κάθε έναν από αυτούς τους τομείς. Αυτό εστιάζει την ομάδα στις αιτίες και όχι στα συμπτώματα.

5. Προτείνετε λύσεις

Μετά την ανάλυση, ακολουθεί η σύνθεση. Εξετάστε τις λύσεις που αντιμετωπίζουν τη βασική αιτία του προβλήματος. Ελέγξτε πλήρως τις διαφορετικές επιλογές, λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο με τον οποίο θα επηρεαστούν άλλες λειτουργίες. Βρείτε και αποδεχτείτε το βέλτιστο σημείο ισορροπίας και σχεδιάστε εναλλακτικές λύσεις σε περίπτωση που η πρώτη λύση δεν λειτουργήσει.

6. Καθιέρωση σχεδίου δράσης

Δημιουργήστε ένα σχέδιο δράσης για την εφαρμογή της λύσης σας. Κατανομή τους πόρους σας και δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα. Παρακολουθήστε την πρόοδο και τυποποιήστε τη λύση, ώστε να μπορείτε να την εφαρμόσετε ξανά στην επιχείρησή σας.

7. Ελέγξτε τα αποτελέσματα

Συλλέξτε δεδομένα για να αξιολογήσετε τα αποτελέσματά σας. Εξετάστε τη μέτρηση της προόδου με τους δείκτες απόδοσης, τη συγκριτική αξιολόγηση σε σχέση με την αρχική σας κατάσταση ή / και τα ισχύοντα πρότυπα. Αξιολογείστε τα κενά μεταξύ των πραγματικών και των αναμενόμενων αποτελεσμάτων, ενημερώστε τα μέλη της ομάδας και προσαρμόσετε το σχέδιό σας όπου αυτό είναι απαραίτητο.

Πηγαίνετε βαθύτερα

Μια επιχείρηση οφείλει πάντα να αναπτύσσεται μεσοπρόθεσμα με ρυθμό μεγαλύτερο του Μ.Ο. Σε αντίθετη περίπτωση, σε σύντομο διάστημα θα γίνει ζημιογόνα. Προχωρήσετε σε δραστικές παρεμβάσεις για την περαιτέρω ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας, ακολουθώντας ορισμένα εφαρμοσμένα παραδείγματα πετυχημένων έργων που μπορεί να είναι κατάλληλα για την επιχείρησή σας, όπως:

Α. Αναδιοργάνωση χώρων εργασίας 

Η βελτιστοποίηση της διάταξης της εγκατάστασής σας και ο σχεδιασμός χώρων εργασίας μπορούν να βελτιώσουν τη ροή και την παραγωγική ικανότητα, να προωθήσουν την ομαδική εργασία και να βελτιώσουν την ενότητα μεταξύ των τμημάτων. Αυτός ο τύπος πρωτοβουλίας μπορεί να στοχεύσει ολόκληρη τη μονάδα ή ένα συγκεκριμένο τμήμα.

Β. Βελτιστοποίηση διαδικασιών γραφείου

Επικεντρωθείτε στη βελτιστοποίηση των διαδικασιών που προσανατολίζονται στον πελάτη και στο back-office για να μειώσετε τις δραστηριότητες μη-προστιθέμενης αξίας, να μειώσετε το χρόνο παράδοσης, να μειώσετε τα λάθη και να απλοποιήσετε τη ροή πληροφοριών.

Γ. Κύριος προγραμματισμός παραγωγής

Ο σχεδιασμός παραγωγής είναι ένας άλλος βασικός τομέας όπου μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα. Ένας εξορθολογισμός σε αυτό τον τομέα, θα  σας βοηθήσει να μειώσετε το παραγωγικό κόστος, το κόστος αποθεμάτων, το κόστος χρήσης του εξοπλισμού, να αυξήσετε την παραγωγική ικανότητα, να βελτιώσετε τους χρόνους παραδόσεων, και να βελτιώσετε τη ροή των διαδικασιών.

Δ. Βελτιστοποίηση διαχείρισης αποθεμάτων

Τα μεγάλα αποθέματα είναι δαπανηρά και δημιουργούν πολλά προβλήματα σε μια επιχείρηση. Μία από τις λύσεις είναι η υλοποίηση διαχείρισης αποθεμάτων με την μέθοδο «just-in-time». Ιδανικά, η παραγωγή πρέπει να ανταποκρίνεται στην πραγματική ζήτηση και όχι στις προβλέψεις. Η υιοθέτηση μιας τέτοιας προσέγγισης απαιτεί από μια εταιρεία να έχει μια αλυσίδα εφοδιασμού με άμεση ανταπόκριση και εξαιρετικά ευέλικτες δυνατότητες παραγωγής. Τα οφέλη μπορούν να περιλαμβάνουν όχι μόνο χαμηλότερο κόστος αποθεμάτων, αλλά και καλύτερη ανταπόκριση στις ανάγκες και τις απαιτήσεις των πελατών.

Υιοθετήστε τη συνεχή βελτίωση

Δεν είναι πάντα προφανές πώς να κάνετε την επιχείρησή σας πιο αποτελεσματική. Το μήνυμα αυτού του άρθρου είναι ότι υπάρχουν δοκιμασμένες μέθοδοι που μπορείτε να ακολουθήσετε για να εντοπίσετε προβλήματα, να εφαρμόσετε λύσεις και να προχωρήσετε στην αντιμετώπιση και άλλων επιχειρησιακών θεμάτων.

Ο στόχος είναι να δημιουργήσουμε μια κουλτούρα συνεχούς βελτίωσης που θα μετατρέψει την εταιρεία σε πρωτοπόρο οργανισμό. Πρόκειται για μια προσέγγιση που θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μια επιχείρηση που είναι πιο ευέλικτη, πιο αποτελεσματική και πιο κερδοφόρα, βοηθώντας σας να θέσετε και να πετύχετε υψηλούς στόχους.